Die elektronische Akte wird zum must have. Machen Sie Ihre Akten digital.
Spätestens seit der Corona-Krise und der damit verbundenen Verlagerung der Arbeitsplätze in die eigenen vier Wände wird der Wunsch nach zeit- und ortsunabhängigen Arbeiten immer relevanter. Daten und Informationen überall und jederzeit, ohne eine lange Suche, zur Verfügung zu stellen ist dabei einer der Vorteile der elektronischen Aktenführung. Auch die Digitalisierungsstrategie der öffentlichen Verwaltung, basierend auf dem E-Government-Gesetz, schafft die Voraussetzungen für digitalisierte Verwaltungstätigkeiten.
Wir führen aktuell zahlreiche Projekte mit dem Fokus auf die elektronische Aktenführung an Hochschulen durch. Dabei beleuchten wir das Thema aus unterschiedlichen Perspektiven und unterstützen die öffentliche Verwaltung bei der Einführung von Dokumenten Management Systemen (DMS).
Charakteristisch für Hochschulen ist der Facettenreichtum der Dokumente: Neben Rechnungen und Personaldokumenten gibt es Dokumente der Studierenden wie Bewerbungen, Anträge, Leistungsnachweise und Prüfungsdokumente. Weitere Akten sind typischerweise Bauakten und Gremienakten, welche mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems verwaltet werden können.
Elektronische Aktenführung kurz erläutert. Volle Aktenschränke sind Vergangenheit.
Bei der elektronischen Aktenführung werden die bekannten Aktenstrukturen digital abgebildet. Dokumente aus den Akten werden nun in einem digitalen Archiv gespeichert. Dies ermöglicht Ihren Mitarbeiter:innen orts- und zeitunabhängig auf die benötigten Akten zuzugreifen. Ein durchdachtes Rollen- und Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass nur ausgewählte Mitarbeiter:innen Zugriff auf bestimmte Akten und Dokumente haben. Ein durchdachtes Metadatenmodell ermöglicht eine strukturierte und schnelle Suche nach bestimmten Akten, Vorgängen und Dokumenten.
Ergänzt wird das digitale Archiv durch eine Workflowkomponente. Workflows bilden Arbeitsabläufe und Prozesse digital ab. Sie können Dokumente in sekundenschnelle weiter leiten, anstatt sie mit der Hauspost zu verschicken. Workflows ermöglichen eine strukturierte Bearbeitung von Dokumenten entlang vordefinierter Prozesse. Die Digitalisierung Ihrer aktenbasierten Arbeitsprozesse wird mithilfe von Workflows umgesetzt.
Einsatzbereiche einer digitalen Akte.
Ihr Mehrwert durch unsere langjährige Expertise.
Elektronische Akten umfassen dieselben Funktionen wie Papierakten: Es ist auch zukünftig möglich, Dokumente geordnet und strukturiert abzulegen, zu verwalten und zu suchen. Dennoch erfordert die Umstellung auf eine elektronische Aktenführung eine Veränderung der gewohnten Arbeitsabläufe. Es ist notwendig, die elektronische Akte in die bekannte Arbeitsumgebung zu integrieren und Schnittstellen zu bestehenden IT-Systemen abzubilden. Um das volle Potenzial einer elektronischen Aktenführung auszuschöpfen, ist es notwendig, das passende Dokumenten Management System auszuwählen.
myconsult unterstützt Sie dabei, Ihre Akten und Vorgänge ins digitale Zeitalter zu überführen. Wir haben bewährte Methoden und Vorlagen aus zahlreichen Einführungsprojekten an Hochschulen und bringen Expertise im öffentlichen Sektor mit. Unser interdisziplinäres Team aus IT- und Veränderungsexpert:innen begleitet Sie in allen Phasen Ihres Einführungsprojekts, von der Prozess- und Anforderungsdefinition über die Anbieterauswahl bis hin zum Veränderungs- und Akzeptanzmanagement. Dabei beraten wir anbieterneutral. Machen wir gemeinsam Ihre Hochschule ein wenig papierloser.
Dr. Vanessa Hilleringmann
Expertin für die Digitalisierung Ihrer Verwaltungsprozesse
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