Die elektronische Akte wird zum must have. Machen Sie Ihr Office digital.

Spätestens seit der Corona-Krise und der damit verbundenen Verlagerung der Arbeitsplätze in die eigenen vier Wände wird der Wunsch nach zeit- und ortsunabhängigen Arbeiten immer relevanter. Daten und Informationen überall und jederzeit, ohne eine lange Suche, zur Verfügung zu stellen ist dabei einer der Vorteile der elektronischen Aktenführung. Auch die Digitalisierungsstrategie der öffentlichen Verwaltung, basierend auf dem E-Government-Gesetz, schafft die Voraussetzungen für digitalisierte Verwaltungstätigkeiten.

Wir führen aktuell zahlreiche Projekte mit dem Fokus auf die elektronische Aktenführung durch. Dabei beleuchten wir das Thema aus unterschiedlichen Perspektiven und unterstützen sowohl mittelständische Unternehmen als auch den öffentlichen Sektor bei der Einführung von Dokumenten Management Systemen (DMS). Neben Projekten zur elektronischen Rechnungsbearbeitung setzen wir u. a. elektronische Personalakten und Bauakten sowie an Hochschulen zusätzlich elektronische Gremienakten sowie Bewerber- und Studierendenakten um.


Elektronische Aktenführung kurz erläutert. Volle Aktenschränke sind Vergangenheit.

Bei der elektronischen Aktenführung werden bekannte Aktenstrukturen digital abgebildet und Dokumente aus den Akten in einem digitalen Archiv gespeichert. Dies ermöglicht es Ihren Mitarbeiter*innen dezentral und unabhängig auf die benötigten Akten zuzugreifen. Ein durchdachtes Rollen- und Berechtigungskonzept sorgt unterdessen dafür, dass nur ausgewählte Mitarbeiter*innen Zugriff auf bestimmte Akten und Dokumente haben.

Ergänzt wird das digitale Archiv durch Workflows, mit denen Arbeitsabläufe digital abgebildet werden. Damit können Dokumente in Sekundenschnelle weitergeleitet werden, anstatt sie mit der Hauspost zu verschicken. Workflows ermöglichen eine strukturierte, rechtskonforme Bearbeitung von Dokumenten entlang vordefinierter Prozesse. Einer Digitalisierung Ihrer aktenbasierten Arbeitsprozesse steht dadurch nichts mehr im Wege.

Ihr Mehrwert durch unsere langjährige Expertise.

Einsatzbereiche einer digitalen Akte.

Ihr Mehrwert durch unsere langjährige Expertise.

Zwar umfassen elektronische Akten dieselben Funktionen wie Papierakten und es ist auch zukünftig möglich Dokumente geordnet und strukturiert abzulegen, zu verwalten und zu suchen. Dennoch erfordert die Umstellung auf eine elektronische Aktenführung eine Veränderung der gewohnten Arbeitsabläufe. Es ist notwendig die elektronische Akte in die bekannte Arbeitsumgebung zu integrieren und Schnittstellen zu bestehenden IT-Systemen abzubilden. Um das volle Potenzial einer elektronischen Aktenführung auszuschöpfen, ist es notwendig, das für Ihre Prozessunterstützung richtige Dokumenten Management System auszuwählen.

myconsult unterstützt Sie dabei, Ihre Akten und Vorgänge ins digitale Zeitalter zu überführen. Wir haben bewährte Methoden und Vorlagen aus zahlreichen Einführungsprojekten und bringen Expertise sowohl in mittelständischen Unternehmen als auch im öffentlichen Sektor mit. Unser interdisziplinäres Team aus IT- und Veränderungsexpert*innen begleitet Sie in allen Phasen Ihres Einführungsprojekts, von der Prozess- und Anforderungsdefinition über die Anbieterauswahl bis hin zum Veränderungs- und Akzeptanzmanagement. Dabei beraten wir anbieterneutral. Machen wir gemeinsam Ihre Organisation ein wenig papierloser.

Marie Stahl

Beraterin & Profi für die Digitalisierung Ihrer Verwaltungsprozesse

Ich berate Sie gerne
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