Novellierung des E-Government-Gesetzes NRW 2020 und Onlinezugangsgesetz. Strategieprozess zur digitalen Transformation der Hochschulverwaltungen.

Am 25. Juni 2020 hat der Düsseldorfer Landtag die Novellierung des E-Government-Gesetzes (EGovG) beschlossen. Zusammen mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) übt das novellierte EGovG einen erheblichen Modernisierungsdruck auf die staatlichen Hochschulen in Nordrhein-Westfalen aus. Diese werden zum ersten Mal in zahlreiche Bestimmungen des EGovG verpflichtend einbezogen. Gleichzeitig nennt das Gesetz klare Fristen für die Umsetzung und zeichnet damit einen Transformationspfad für die digitale Hochschulverwaltung 2021 – 2025 vor.


Beispiele für die Auswirkungen auf die Hochschulen

Vier wichtige Aspekte aus dem EGovG NRW 2020

§ 3 Elektronischer Zugang zur Verwaltung

  • Nachrichten mit elektronisch qualifi zierter Signatur empfangen.
  • Elektronischen Identitätsnachweis (eID) ermöglichen.

Frist: Umsetzung bis zum 01.01.2023

§ 5 Elektronische Verwaltungsverfahren

  • Im Kontakt mit Bürger*innen auf elektronische Durchführung von Verwaltungsverfahren umsteigen.

Frist: Umsetzung bis zum 01.01.2023

§ 9 Elektronische Aktenführung

  • Von papiergebundene auf elektronische Aktenführung umsteigen. Ausnahmen werden begründungspflichtig.

Frist: Umsetzung bis zum 31.12.2025

§ 12 Optimierung von Verwaltungsabläufen und Information zum Verfahrensstand

  • Alle üblichen Geschäftsprozesse elektronisch durchführen.
  • Geschäftsprozesse dokumentieren, analysieren und optimieren.
  • Transparenz zum Verfahrensstand ermöglichen.

Frist: Umsetzung bis zum 31.12.2025

Keine Zeit verlieren. Veränderung braucht Planung.

Um diese ambitionierten Ziele zu erreichen, müssen sich die Hochschulen jetzt auf den Weg machen. Dafür benötigt jede Hochschule ihren individuellen Plan, um für sie erforderliche Digitalisierungsprojekte konzipieren zu können – und nicht zuletzt auch, um gegenüber anderen Hochschulen sprech- und handlungsfähig zu sein und so durch Kooperationen von Synergien profitieren zu können, z. B. im Rahmen der DH.NRW.

Die Landesregierung hat den Hochschulen zusätzliche Haushaltsmittel zugesagt, um die digitale Transformation bis 2025 erfolgreich abschließen zu können. Bevor jedoch neue Stellen konzipiert, ausgeschrieben und besetzt sind, kann leicht ein halbes Jahr vergehen. Zudem benötigt auch der landesweite Wissens- und Kompetenzaufbau seine Zeit.

Wir kennen Hochschulen. Und können Sie jetzt unterstützen.

In dieser herausfordernden Situation kann myconsult die staatlichen Hochschulen in Nordrhein-Westfalen unterstützen. Auf Grundlage unserer umfangreichen Kenntnis der Prozesse und IT-Strukturen an Hochschulen haben wir bereits im ersten Halbjahr 2020 mehrere Hochschulen in ihrem Planungsprozess zur Realisierung der digitalen Hochschulverwaltung begleitet. Mit dieser Expertise möchten wir auch anderen Hochschulen zur Seite stehen. Hierfür haben wir ein Vorgehen in drei Schritten entwickelt.

1. Initiierung

Ziel: Die Herausforderung der digitalen Transformation durch das EGovG und das OZG verstehen und die Auswirkungen auf die eigene Hochschule bestimmen.

Die Grundlage für jeden Planungsprozess ist es, die neuen Herausforderungen zu verstehen. Hierfür empfehlen wir, dass die obere Führungsebene der Dezernate, die Leitung der (Verwaltungs-)IT und eventuell vorhandene Stabsstellen der Prorektorate/Vizepräsidien zusammen mit der Verwaltungsleitung ein gemeinsames Verständnis entwickeln, welche Bedeutung das EGovG NRW 2020 und das OZG für ihre Hochschule haben. 

In einem interaktiven Workshop (ca. 3 – 4 Stunden) geben wir den Teilnehmer*innen den notwendigen Wissensinput, moderieren die Diskussion und dokumentieren die Ergebnisse. So kann die Hochschulverwaltung auf einen gemeinsamen, fundierten Wissensstand zu EGovG NRW und OZG und deren Konsequenzen für die Hochschulen gebracht werden.

Aufwand: Je nach Teilnehmerkreis und Umfang des Workshops inklusive Wissenstransfer 2 – 4 Beratertage.

2. Strategie

Ziel: Die neuen externen Vorhaben und die hochschuleigenen Anforderungen für die Digitalisierung der Hochschulverwaltung in Einklang bringen und in einem Strategiepapier die Ziele und Rahmenbedingungen des Transformationsprozesses 2021 – 2025 festlegen.

Im Bereich Strategie unterstützen wir die Hochschulverwaltung dabei, die Auswirkungen von EGovG NRW und OZG auf ihre Hochschule herunterzubrechen und diejenigen Ziele konkret zu benennen, die die Hochschule erreichen muss oder über die gesetzlichen Vorgaben hinaus erreichen möchte. 

In einem Prozess von ca. 4 – 6 Wochen Dauer erarbeiten wir mit der Projektgruppe in Workshops und Einzelgesprächen die strategischen Leitplanken der digitalen Transformation. In einem gemeinsamen Workshop werden die Ergebnisse zusammengetragen und priorisiert. Wir erstellen im Nachgang eine druckreife Entwurfsfassung für ein Strategie-Papier „Digitalisierung der Unterstützungsprozesse für Studium, Lehre, Forschung und Transfer“, welches durch die Projektgruppe finalisiert wird. Idealerweise bestätigt die Hochschulleitung das Strategie-Papier, um dem Veränderungsprozess auch den notwendigen hochschulinternen Rückhalt zu geben.

Aufwand: Je nach Teilnehmerkreis und Umfang der erforderlichen Arbeitssitzungen 8 – 15 Beratertage.

3. Roadmapping

Ziel: Anhand der hochschuleigenen Prozesse und eingesetzten IT-Systeme ein konsistentes Projektportfolio konzipieren und in einen Umsetzungsplan überführen.

Zur Umsetzung der Strategie muss jede Hochschule den für sie angemessenen Transformationspfad zur Realisierung der digitalen Hochschulverwaltung in den Jahren 2021 – 2025 konkret ausgestalten. Dafür bedarf es zunächst einer Bestandsaufnahme der Geschäftsprozesse in ihrem aktuellen Digitalisierungsgrad, idealerweise entlang einer Prozesslandkarte. Wo werden die Anforderungen des EGovG NRW und des OZG bereits erfüllt? Was muss bis wann digital umgesetzt werden? 

Eine Erhebung der derzeitigen IT-Anwendungslandschaft sowie der bereits gestarteten Digitalisierungsprojekte werden gemeinsam mit den Geschäftsprozessen in einem IT-Bebauungsplan visualisiert. Dann können Projektportfolio und Implementierungsphasen geplant werden – so dass der IT-Bebauungsplan für den Soll-Zustand Schritt für Schritt die Transformation hin zur digitalen Hochschulverwaltung abbildet. Zusätzlich zum Roadmapping sollten der Aufbau eines Portfolio-Managements und eines begleitenden Change-Management-Programms den Planungsprozess komplettieren.

Aufwand: 25 – 50 Beratertage. Stark abhängig von den Zeitressourcen, die die Hochschule selbst in die operative Arbeit einbringen kann. Auf Anfrage erstellen wir unverbindlich eine grobe Aufwandschätzung.

Ein E-Government-GesetzUnterschiedliche Wege zum Ziel. 

Jede Hochschule hat ihr eigenes Profil mit den korrespondierenden Geschäftsprozessen, ihre gewachsene Landschaft an IT-Anwendungssystemen und nicht zuletzt ihre individuellen Mitarbeiter*innen. 

Die myconsult verbindet eine umfangreiche Kenntnis der Prozesse an Hochschulen und eine ausgewiesene IT-Transformationskompetenz mit dem Anspruch, Lösungen nicht nur theoretisch zu entwerfen, sondern in der Praxis erfolgreich umzusetzen. Wir unterstützen Sie dabei, als Hochschule bereits jetzt, im zweiten Halbjahr 2020, die Herausforderungen aus EGovG NRW und OZG aufzugreifen und den Veränderungsprozess proaktiv anzugehen.



Dr. Johan Lange

Seniorberater & Profi für Digitalisierung im Hochschulbereich

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