Auswahl und Einführung einer digitalen Personalakte. Bei der Johanniter Seniorenhäuser GmbH und bei der Johanniter Betriebsgesellschaft mbH.

"Mit Hilfe des strukturierten Vorgehensmodells von myconsult gelang es uns, einen Anbieter für eine elektronische Personalakte zu finden, der all unsere Anforderungen abdeckt und darüber hinaus zu uns als Organisation passt. Für uns war frühzeitig klar, dass myconsult uns bei der anschließenden Einführung der Softwarelösung unterstützt. Die Systemauswahl und anschließende Pilotierung, in der die elektronische Personalakte in ausgewählten Piloteinrichtungen eingeführt worden ist, haben sich als voller Erfolg herausgestellt und wir sind mit dem bisherigen Ergebnis sehr zufrieden." 

Martina Lüttge
Fachbereichsleiterin Personalabrechnung und Projektleiterin
Johanniter Seniorenhäuser GmbH

Unser Kunde

Johanniter Seniorenhäuser GmbH

Das Projektziel. Mit überzeugendem Ergebnis.

Die bislang papierbasierte Verwaltung und Aktenführung im Personalwesen des Pflegeheimbetreibers mit über 7.000 Beschäftigten sollte digitalisiert werden. Die Personalsachbearbeiter:innen, Personalreferent:innen und Führungskräfte aller vier Regionalzentren und der einzelnen Einrichtungen sollen mithilfe durchgängiger, IT-gestützter Prozesse entlastet werden und sollen standortunabhängig Zugriff auf die elektronischen Personalakten erhalten.

Das Projekt. Darum ging es.

In der Personalabteilung der Auftraggeberin sollen alle Papierakten durch eine elektronische Personalakte abgelöst werden. Die myconsult GmbH unterstützte das interne Projektteam der Johanniter Seniorenhäuser GmbH zunächst bei der Auswahl einer geeigneten Softwarelösung. Anschließend begleitete myconsult die Initiierung des Projekts und übernahm das kontinuierliche Projektmanagement und -controlling.

Überdies erfolgte eine Begleitung u. a. im Rahmen der Konzeption der Zielprozesse, der Spezifikation der Schnittstelle zum führenden HR-System und der Erarbeitung eines umfassenden Rollen- und Rechtekonzepts.

Abschließend begleitete myconsult die Einführung und Inbetriebnahme der Softwarelösung im Rahmen einer Pilotierung und wird auch den weiteren Rollout begleiten. Da ein IT-Einführungsprojekt immer auch ein Organisationsentwicklungsprojekt ist, wurden alle Beteiligten von übergreifenden Maßnahmen des Veränderungsmanagements begleitet.

Unsere Beratung. Was wir geleistet haben.

• Gemeinsame Erhebung der Anforderungen an eine elektronische Personalakte in Workshops
• Erarbeitung eines detaillierten Lastenhefts
• Organisation und Durchführung von Anbieter-Workshops und fundierte Bewertung der einzelnen Anbieter
• Begleitung der umfangreichen Vertragsverhandlungen und der Vertragsgestaltung
• Umfassendes Projektmanagement und -controlling (u. a. Definition von Projektzielen, Projektorganisation und Arbeitspaketstruktur sowie Stakeholder- und Risikomanagement)
• Konzeption der Ziel-Prozesse in Workshops (Methode: Prozesswerkstätten)
• Begleitung der Produktivsetzung der Softwarelösung
• Konzepterstellung zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Systems anhand ausgearbeiteter Konzepte im Rahmen der Testphase
• Konzeption und Durchführung von Schulungen je Einrichtung für unterschiedliche Zielgruppen (Administratoren, Personalsachbearbeiter:innen, Anwender:innen der digitalen Personalakte)
• Konzeption und Durchführung von Maßnahmen des Veränderungsmanagements und der Organisationsentwicklung

Projektlaufzeit

07.2019 – 04.2022

Expertenteam myconsult

Marius Lüther, Projektleiter
Dr. Yvonne Groening, Projektleiterin