Überzeugendes Ergebnis aus der Praxis
Dr. Yvonne Groening

Dr. Yvonne Groening

3 Minuten Lesezeit

07. Juli 2020

Projektstory

Erarbeitung eines Change-Management-Konzepts „service goes project“. Für die Verwaltung der Hochschule Niederrhein.

„Bereits bei den Kontaktgesprächen im Rahmen der Ausschreibung hat myconsult mit einem gleichsam professionellen und sympathischen Auftreten sowie durch Ihre guten Kenntnisse des Hochschulkontextes das Auswahlgremium der Hochschule überzeugt. Zusammen mit den Kompetenzen und Erfahrungen der Berater war dies eine hervorragende Grundlage, um das Projekt zusammen mit dem Dezernat Change Management und digitale Transformation zum Erfolg zu führen. 

Ein wichtiger Erfolgsfaktor des Projektes war, das Vertrauen der Mitarbeitenden zu gewinnen, um in der Bestandsaufnahme ein realistisches Bild der Hochschule zu erhalten und die Beschäftigten für die anstehenden Veränderungen zu motivieren. Dies ist den Beratern mit ihrer freundlichen Art und ihrem Auftreten auf Augenhöhe herausragend gelungen. Die sehr gute und intensive Zusammenarbeit war geprägt von einem offenen und vertrauensvollen sowie zielgerichtetem Miteinander. Der umsichtige Umgang mit sensiblen Daten sowie Ängsten und Widerständen ist dabei genauso hervorzuheben wie die konstruktive Auseinandersetzung mit kritischen Anmerkungen. Dafür gilt unser Dank Frau Groening aber auch Herrn Lange und Herrn Barth für die geleistete Arbeit aber auch für ihre stets unermüdliche Einsatz- und Leistungsbereitschaft.“


Corinna Rensch
Projektleiterin service goes project
Projekt- und Qualitätsmanagerin, Dezernat Change Management und digitale Transformation
Hochschule Niederrhein



Projektfakten

Unser Kunde

Hochschule Niederrhein



Das Projektziel. Mit überzeugendem Ergebnis.

Die Verwaltung der Hochschule Niederrhein setzt die Digitalisierung in Form interdisziplinärer Projekte um, die mit Mitarbeiter*innen der verschiedenen Organisationseinheiten besetzt sind und parallel zum Tagesgeschäft durchgeführt werden. Dabei entstehen regelmäßig Konflikte zwischen Projekt- und Linientätigkeiten. Die Hochschulleitung hat daher beschlossen, durch das Projekt "service goes project" geeignete Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Projektarbeit und effiziente Linienarbeit zu schaffen, um so die Leistungsfähigkeit der Hochschulverwaltung und die Qualität der Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter*innen zu steigern. Auf der Grundlage von Experteninterviews, einer Online-Mitarbeiterbefragung sowie Konzeptionsworkshops mit Beschäftigten aus allen Hierarchieebenen entstand ein umfassendes Change-Management-Konzept für die Hochschulverwaltung mit ihren ca. 300 Beschäftigten.


Das Projekt. Darum ging es.

Sich ändernde Rahmenbedingungen - aktuell stark getrieben von der Digitalisierung des Verwaltungshandelns - stellen immer neue Anforderungen an die Hochschule Niederrhein. Ein großer Teil dieser Änderungen lässt sich nur durch bereichsübergreifende Projektarbeit erreichen. Um zukünftig Projektarbeit als alltägliche Komponente in der Hochschulverwaltung zu etablieren, ohne dass es zu einem Ungleichgewicht zwischen Projekt- und Linienarbeit kommt, unterstützte die myconsult GmbH die Hochschulverwaltung bei der Erarbeitung eines Change-Management-Konzepts. Hierbei wurden die Mitarbeiter*innen aktiv am Veränderungsprozess beteiligt. In einer Erhebung zur gegenwärtigen Situation wurden die maßgeblichen Herausforderungen der Hochschulverwaltung identifiziert und Änderungsbedarfe gemeinsam mit dem Projektteam und einer hierarchie-übergreifenden Resonanzgruppe priorisiert. Parallel haben das Projektteam und die Resonanzgruppe gemeinsam visionäre Leitsätze für die Hochschulverwaltung erarbeitet. In Konzeptionsworkshops zu Themen wie "Projektmanagement", "Prozessmanagement" oder "Veränderungskultur" wurden gemeinsame Ziele für den Veränderungsprozess definiert und Ideen gesammelt, wie diese erreicht werden können. Im engen Austausch mit zahlreichen Projektbeteiligten entstand so ein Change-Management-Konzept, das als Grundlage für den umfassenden Veränderungsprozess dient.


Unsere Beratung. Was wir geleistet haben.

  • Konzeption und Durchführung von Experteninterviews mit ca. 20 ausgewählten Mitarbeiter*innen der Verwaltung aus unterschiedlichen Hierarchieebenen.
  • Konzeption und Durchführung einer Online-Mitarbeiterbefragung für alle Beschäftigte der Hochschulverwaltung.
  • Verdichtung der erhobenen Informationen zu Stärken und Schwächen der Hochschulverwaltung und Visualisierung der kausalen Zusammenhänge in einer Schwachstellen-Matrix.
  • Spiegeln der Ergebnisse und ableiten bzw. priorisieren der Änderungsbedarfe mit dem Projektteam und der Resonanzgruppe.
  • Einbezug der "Kundenperspektive" aus Sicht der Fachbereiche.
  • Begleitende Entwicklung visionärer Leitsätze für die zukünftige Zusammenarbeit der Beschäftigten der Verwaltung.
  • Unter den Bedingungen der bundesweiten Corona-Auflagen die erfolgreiche Durchführung von virtuellen Workshops und weiteren digitalen Kollaborationsformaten zur Präzisierung der Änderungsbedarfe.
  • Erarbeitung eines ca. 60-seitigen Change-Management-Konzept entlang der Themen "Leitsätze der Verwaltungsarbeit", "zukünftige Aufbaustruktur", "Portfolio-Management", "Projektklassifikation" und "Organisationskultur", um relevante Handlungsfelder aufzuzeigen und Empfehlungen zu deren Bearbeitung zu geben.




Ansprechpartner*innen beim Kunden

Corinna Rensch
Projektleiterin service goes project, Projekt- und Qualitätsmanagerin, Dezernat Change Management und digitale Transformation

Bibiana Kemner
Vizepräsidentin für Wirtschafts- und Personalverwaltung


Projektlaufzeit

11.2019-06.2020


Expertenteam myconsult

Dr. Yvonne Groening
Projektleiterin & Expertin für Kooperationsprojekte im Hochschulbereich

Dr. Johan Lange
Seniorberater & Experte für Digitalisierung im Hochschulbereich

Dr. Sven Barth
Berater & Experte für Digitalisierung im Hochschulbereich


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