"Wo gehobelt wird, da fallen Späne!" - das ist die myconsult Prozesswerkstatt!

So ist es auch in unserer Prozesswerkstatt. Wobei unsere Späne eher Aha-Erlebnisse und die neuen Erkenntnisse unserer Teilnehmer*innen sind: Von "Ah, so bearbeitest du das weiter" über "Hätte ich das gewusst..." bis hin zu "das ist ja unnötig und doppelt" reicht die Bandbreite der Aussprüche während unserer Prozesswerkstätten. Aber beginnen wir bei dem Begriff "Prozesswerkstatt". Dieser ist zwar ungewöhnlich und oft der Grund für den Blick in fragende Gesichter, doch gibt es für uns keinen passenderen Begriff. Er fasst perfekt zusammen was wir in unserem Beratungsalltag mit unseren Kunden im Rahmen einer Prozesswerkstatt tatsächlich tun.

Was ist also eine Prozesswerkstatt?  

Dieser Beitrag zeigt wie wir gemeinsam mit unseren Kunden Prozesse erarbeiten, analysieren und modellieren. Und zwar in einer Werkstatt. Das bedeutet, wir treffen uns in einer "Werkstatt", um gemeinsam an einem Prozess zu arbeiten. "Gemeinsam" und "Wir" heißt dabei - alle am Prozess beteiligten Personen kommen zusammen, krempeln die Ärmel hoch und legen los. Das können je nach Komplexität des Prozesses schon mal bis zu 12 Teilnehmer*innen sein. Sinn und Zweck einer Werkstatt ist etwas "zu erschaffen", etwas zu reparieren im Sinne von optimieren und Einzelteile wieder zu einem Ganzen zusammenzubringen. Natürlich geht das nur mit dem richtigen Werkzeug. Welches das ist, wissen wir und bringen passendes Werkzeug und Material zur Prozessbearbeitung mit: Bunte Karten in verschiedenen Größen und Formen, ausgedruckte Symbole, dicke Stifte, farbige Klebepunkte und eine Werkbank ausgelegt mit Papier - egal, ob an einem Tisch oder einer Wand. Noch dazu benötigen wir ausreichend Platz, so dass sich unsere Ideen auch entfalten können.  

Der Fokus einer Prozesswerkstatt liegt auf der GEMEINSAMEN Prozessgestaltung. Jeder der Teilnehmer*innen ist eingeladen sich aktiv in der Werkstatt zu beteiligen, am Prozess zu arbeiten, seine Eindrücke zu schildern und Verbesserungsvorschläge einzubringen. Die Teilnehmer*innen einer Prozesswerkstatt bekommen Raum und Zeit, um aktiv in die Entstehung "ihres Prozesses" einzugreifen, eigene Vorschläge einzubringen und - ganz wichtig - für alle sichtbar zu machen. Dies wird durch das einfache Material gestaltet: Jede Teilnehmer*in kann eine Karte beschriften, Prozessschritte umsortieren oder Klebepunkte kleben, um ihre Vorstellungen in die Diskussion einzubringen.

Abbildung 1: Unser Werkzeug - das Material für eine Prozesswerkstatt

Wir, als Berater*innen, moderieren die Prozessgestaltung und geben dabei Hinweise ohne in die Lösungsentwicklung einzugreifen, denn dies ist Teamsache und entsteht deshalb auch im bzw. aus dem Team heraus. Zu Beginn einer Prozesswerkstatt machen wir deutlich, dass die richtigen Personen am richtigen Ort sind, jeder gebraucht wird und jeder wichtiges Wissen mitbringt. Wir schaffen moderativ den passenden Rahmen, sorgen dafür, dass jeder zu Wort kommt, lösen Konflikte und leiten zielführende Diskussionen. In der Prozesswerkstatt ist eine gleichmäßige Mitarbeit aller Beteiligten essentiell. Durch die gemeinsame Entwicklung wird ein Ergebnis erreicht mit dem sich alle Beteiligten identifizieren können. Durch die Teilnahme am Entwicklungsprozess fällt den Mitarbeiter*innen die spätere Akzeptanz des Prozesses , genauer gesagt ihres Prozesses, leichter. Somit ist die Durchführung einer Prozesswerkstatt ebenfalls ein wichtiger Schritt im Rahmen des Veränderungsmanagements. Die Mitarbeiter*innen haben den Prozess selbst gestaltet und gemeinsam erarbeitet.

Abbildung 2: Beispiel Prozesswerkstatt

In Zeiten der Corona Krise ist es schwierig mit einer Vielzahl von Beteiligten Vor Ort eine Prozesswerkstatt durchzuführen. Deshalb müssen wir unsere Werkstätten in einen virtuellen Raum verlagern. Aber auch virtuell bringen wir die Teilnehmer*innen zusammen, richten die Werkstätten ein und bereiten das richtige Werkzeug vor.  Denn wir wollen keine optimierten Prozesse vorgeben, sondern gemeinsam Prozesse erarbeiten, Schwachstellen beheben und miteinander den zukünftigen Prozess gestalten. Daher greifen wir aktuell auf ein Onlinetool zurück und haben ein Konzept entwickelt auch virtuell gemeinsam an Prozessen zu arbeiten. Viele Termine führen wir schon als Webkonferenz durch, können uns über Video sehen und unsere Bildschirme teilen. Doch dies reicht nicht für eine Online-Prozesswerkstatt. Das Ziel der Prozesswerkstatt ist, dass jeder aktiv und jederzeit in die Gestaltung eingreifen kann. Also haben wir uns auf die Suche nach einem Tool gemacht und Miro gefunden. Miro bringt Funktionalitäten mit, die jedem die Möglichkeit bieten in die Werkstatt einzutreten und aktiv an der Prozessgestaltung teilzunehmen.

Abbildung 3: Einblicke in eine virtuelle Prozesswerkstatt

Statt bunter Karten und dicker Eddings verschieben wir jetzt bunte Kästchen auf dem Bildschirm. Natürlich ist der haptische Eindruck und die persönliche Anwesenheit nicht ersetzbar, aber wir haben dennoch einen Weg gefunden, auch in der Corona-Zeit gemeinsam an Prozessen zu arbeiten. Uns als Moderatoren fordert die Onlinedurchführung noch etwas mehr, denn wir müssen immer die Mimik der Beteiligten im Auge behalten und noch mehr unsere Sensoren ausstrecken, um die Stimmung der Beteiligten zu erfassen. Aber auch eine Onlinewerkstatt hat ihren besonderen Charme: Das Aufräumen können wir uns sparen! Mit einem Klick ist unsere Werkstatt wieder ordentlich und bereit für die nächsten Handwerker.