Agilität mit Budget: Trotz Scrum erfolgreich im finanziellen Rahmen bleiben

Die Implementierung von Scrum als agile Methode findet immer mehr Einzug bei unseren Kunden in den verschiedensten IT Projekten. Die Hintergründe sind vielfältig wie z.B. Risikominimierung, reduzieren des Aufwandes für ein Pflichtenheft oder schlichtweg die Reduktion der Komplexität. Doch was passiert, wenn das Budget eines Projekts festgelegt ist? Agiles (interaktives) Vorgehen und ein festes Budget scheinen zunächst schwer miteinander vereinbar zu sein, da Scrum auf Flexibilität und Anpassungsfähigkeit setzt, während ein festes Budget oft eine strikte Einhaltung von finanziellen Rahmenbedingungen erfordert. Es ist nicht ausgeschlossen, das Anforderungen sich stark verändern können. Wie damit umgehen? Doch auch hier gibt es Lösungen, wie beides erfolgreich kombiniert werden kann.

Scrum – Ein kurzer Überblick

Scrum ist ein agiles Framework zur Entwicklung von Produkten. Es verfolgt einen iterativen Ansatz, bei dem in kurzen Zyklen (den Sprints) neue, funktionsfähige Produktinkremente entwickelt werden. Scrum fördert Transparenz, kontinuierliche Verbesserung und eine enge Zusammenarbeit im Team sowie mit den Stakeholdern.

Ein zentraler Bestandteil von Scrum ist die Flexibilität. Anforderungen können sich während des Projekts ändern, und das Team hat die Freiheit, den besten Weg zur Erreichung der Projektziele zu finden. Doch diese Flexibilität kann in einem Umfeld mit festem Budget herausfordernd sein. Wie lässt sich Scrum also mit der Notwendigkeit eines klaren Budgetrahmens in Einklang bringen?

1. Der Unterschied zwischen Kosten und Umfang

Eine der grundlegenden Herausforderungen bei Scrum-Projekten mit festem Budget ist die Unterscheidung zwischen Kosten und Umfang.

• Kosten: Das Budget ist in der Regel fixiert und umfasst alle Ausgaben für das Projekt, z. B. Personal, Ressourcen, Infrastruktur und Lizenzen.

• Umfang: Die Menge an Arbeit oder die Features, die im Projekt entwickelt werden sollen.

In Scrum wird der Umfang oft während des Projekts angepasst, um auf Veränderungen und neue Erkenntnisse zu reagieren. Wenn jedoch ein festes Budget vorgegeben ist, müssen Unternehmen möglicherweise den Umfang der Arbeit flexibel handhaben, um die Kosten im Rahmen zu halten. Das bedeutet nicht, dass die Qualität leiden muss, sondern dass das Team priorisieren muss, welche Features in den verschiedenen Sprints entwickelt werden.

2. Wie man Budget und Scrum in Einklang bringt

A) Klare Prioritäten setzen

Eine der ersten und wichtigsten Aufgaben ist es, eine klare und detaillierte Priorisierung der Produktanforderungen vorzunehmen. Der Product Owner spielt hier eine zentrale Rolle, da er die Verantwortung für das Product Backlog trägt.

• MVP (Minimal Viable Product): Statt gleich zu Beginn alle Features zu entwickeln, kann der Product Owner mit dem Team zusammenarbeiten, um ein Minimum Viable Product (MVP) zu definieren – das kleinste funktionsfähige Produkt, das alle wichtigsten Anforderungen erfüllt.

• Priorisierung nach Wert: Features, die den größten Wert für das Unternehmen oder den Endnutzer bieten, sollten bevorzugt entwickelt werden. Weniger wichtige Features oder solche mit geringem Wert können auf spätere Sprints verschoben oder ganz aus dem Projekt entfernt werden.

B) Flexibilität in der Zeitplanung und Iterationen

Scrum ist stark auf iterative Zyklen angewiesen, aber bei einem festen Budget muss auch die Zeit effizient genutzt werden. Ein häufiger Fehler besteht darin, zu viele Funktionen in den ersten Sprints zu stecken, ohne den finanziellen Rahmen zu berücksichtigen.

• Zeitboxen für Sprints: Ein Sprint sollte stets eine feste Dauer haben (z. B. zwei Wochen). In dieser Zeit wird ein funktionsfähiges Inkrement entwickelt. Sollte der Sprint ohne signifikante Features enden, die das Budget übersteigen, muss das Team die Anforderungen priorisieren und den Umfang reduzieren.

• Budget und Sprintplanung: Jedes Teammitglied muss verstehen, wie viel Budget für den jeweiligen Sprint verfügbar ist. Dies bedeutet, dass beim Sprint Planning auch die Kosten berücksichtigt werden, z. B. durch die Schätzung des Arbeitsaufwands in Stunden oder Story Points.

C) Transparenz und regelmäßiges Monitoring

Ein wichtiges Prinzip von Scrum ist die Transparenz. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle Beteiligten (Product Owner, Scrum Master, Entwicklungsteam und Stakeholder) regelmäßig über den Status des Projekts informiert sind. Dies gilt auch für das Budget.

• Sprint Reviews und Retrospektiven: Am Ende eines Sprints sollte nicht nur der Fortschritt in Bezug auf das Produkt bewertet werden, sondern auch, ob der Sprint im Rahmen des Budgets abgeschlossen wurde. So kann das Team frühzeitig Anpassungen vornehmen.

• Budget-Tracking: Tools wie Jira, Trello oder Azure DevOps bieten die Möglichkeit, das Budget zu verfolgen und eng mit den Scrum-Boards zu verknüpfen. Es ist wichtig, die finanziellen Ressourcen regelmäßig zu überprüfen und das Projekt entsprechend anzupassen.

D) Agile Risikomanagement-Strategien

In einem Scrum-Projekt mit festem Budget können unerwartete Probleme auftreten, die zusätzliche Ressourcen erfordern. Das Team muss flexibel reagieren und durch Risikomanagement die Auswirkungen auf das Budget minimieren.

• Proaktive Risikomanagement-Workshops: Ein Scrum-Team kann zu Beginn des Projekts gemeinsam mit dem Product Owner mögliche Risiken identifizieren und Strategien entwickeln, um diesen zu begegnen.

• Änderungsmanagement: Sollte sich herausstellen, dass eine Änderung des Umfangs notwendig ist, muss klar definiert werden, wie sich diese Änderung auf das Budget auswirkt und ob sie innerhalb des festgelegten Rahmens möglich ist.

3. Verhandlungen mit Stakeholdern

Ein fester Budgetrahmen bedeutet oft, dass die Stakeholder bestimmte Erwartungen an das Projekt haben. Es ist entscheidend, von Anfang an klare Kommunikationslinien zu etablieren und den Stakeholdern zu verdeutlichen, dass der Umfang flexibel und das Budget fixiert ist. Dies kann in Form eines Budget-Korridors geschehen, innerhalb dessen Anpassungen vorgenommen werden können.

• Proaktive Kommunikation: Regelmäßige Statusberichte und Reviews sind wichtig, um das Vertrauen der Stakeholder zu gewinnen. Sollte das Budget gefährdet sein, müssen rechtzeitig Alternativen oder Änderungen angeboten werden.

• Verständnis und Akzeptanz für agile Prinzipien: Stakeholder sollten verstehen, dass Scrum eine dynamische Methode ist, bei der die kontinuierliche Anpassung an neue Erkenntnisse und Herausforderungen im Mittelpunkt steht.

• Dienstleistersteuerung: Verträge müssen dem Gesamtprojekt zuträglich sein. Ein Dienstleister kann nicht nur nach Aufwand abrechnen wenn es ein festes Budget gibt.

Fazit: Scrum und ein festes Budget – Kein unvereinbares Paar 

Scrum und ein festes Budget schließen sich nicht zwangsläufig aus. Entscheidend ist, dass das Team und die Stakeholder ein gemeinsames Verständnis für die Ziele, Prioritäten und die finanzielle Situation entwickeln. Durch klare Priorisierung, flexible Zeitplanung und transparente Kommunikation kann ein Projekt erfolgreich umgesetzt werden, ohne dass das Budget überschritten wird. Die Fähigkeit, sich anzupassen, ohne die finanziellen Grenzen zu überschreiten, ist der Schlüssel zum Erfolg in einem agilen Projekt mit festem Budget.