Dr. Yvonne Groening

Dr. Yvonne Groening

2 Minuten Lesezeit

23. May 2020

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Projektstory

Einführung der E-Akte an nordrhein-westfälischen Hochschulen. Etablieren von Kooperationsprojekten.

„Ein Kooperationsprojekt dieser Größenordnung erfordert einen für die Konsorten nicht leistbaren Koordinations- und Moderationsaufwand. Die Kombination der myconsult aus einer tiefen fachlichen Expertise gepaart mit einem hohen Maß an Empathie für die Belange der einzelnen Hochschulen hat es uns erst ermöglicht, das Projekt binnen kürzester Zeit mit Erfolg abzuschließen.“


Frank Klapper
Dezernent für digitale Transformation und Prozessorganisation
Universität Bielefeld



Unser Kunde

Ein Verbund von fünf Hochschulen unter der Konsortialführung der Universität Bielefeld – stellvertretend für alle 37 staatlichen Hochschulen in Nordrhein-Westfalen.


Das Projektziel. Mit überzeugendem Ergebnis.

Ziel des Projekts war es, an allen staatlichen Hochschulen in NRW den aktuellen Stand der Digitalisierung im Bereich der prozessorientierten elektronischen Aktenführung zu erheben, um anschließen Kooperationsprojekte konzipieren und bis zur Förderreife entwickeln zu können.


Das Projekt. Darum ging es.

Die Digitalisierung der Unterstützungsprozesse für Lehre, Forschung und Transfer – und hier insbesondere der Umstieg auf die prozessorientierte elektronische Aktenführung – stellt landesweit die Hochschulverwaltungen vor ähnliche, teils sogar identische Herausforderungen. Die Kanzler*innen haben daher beschlossen, den Weg der digitalen Transformation gemeinsam zu beschreiten, um voneinander zu lernen und – wo sinnvoll – eng zu kooperieren. Ziel des Projekts war es daher, an allen staatlichen Hochschulen in NRW den derzeitigen Stand der Digitalisierung zu erheben, mögliche Kooperationsprojekte zu skizzieren und das Kooperationsinteresse jeder Hochschule zu erfragen. Im Rahmen des Projekts entstand so eine Übersicht über den Digitalisierungsgrad der Hochschulen, auf deren Grundlage anschließend insgesamt sechs Kooperationsvorhaben initiiert und als Förderanträge bei der Digitalen Hochschule NRW eingereicht wurden.


Unsere Beratung. Was wir geleistet haben.

In enger Zusammenarbeit mit dem Projekt-Konsortium haben wir eine Online-Umfrage aufgesetzt, um per Selbstauskunft der Hochschulen schnell eine erste Übersicht über den hochschulindividuellen Digitalisierungsgrad der Unterstützungsprozesse zu gewinnen. In Vor-Ort-Terminen an den Hochschulen – in der Regel mit Vertreter*innen aus den Bereichen Hochschulleitung, Verwaltungsleitung, Organisationsentwicklung und IT-Unterstützung – wurde der aktuelle Stand jeder Hochschule in den drei Bereichen


1) elektronische Vorgangsbearbeitung,

2) elektronische Aktenführung und

3) digitale Zusammenarbeit


kritisch reflektiert. So konnte für jede Hochschule das besondere Potenzial möglicher Kooperationsvorhaben herausgearbeitet werden. Ein ganztägiger Review-Workshop an der Universität Duisburg-Essen mit Vertreter*innen aller Hochschulen konsolidierte das Ergebnis der Bestandsaufnahme und förderte die Bereitschaft, durch Kooperationen neue Wege in der Digitalisierung zu gehen.

In einer anschließenden zweiten Projektphase unterstützten wir die Hochschulen bei der Kooperationsbildung und der Konkretisierung der Vorhaben. So entstanden detaillierte Förderanträge für sechs Projekte in den Bereichen:


  • E-Personalakte
  • E-Studierendenakte
  • E-Drittmittelakte
  • E-Vertragsmanagement
  • Kompetenzzentrum „prozessorientierte elektronische Aktenführung“ und die Konzeption einer möglichen dauerhaften IT-Servicestruktur.


Das Projekt „E-Akte.NRW“ zeichnete sich damit durch die erfolgreiche Einbindung einer hohen Anzahl von Stakeholdern und Partikularinteressen unter dem gemeinsamen Ziel einer effektiven Digitalisierung der prozessorientierten elektronischen Aktenführung an Hochschulen aus.




Ansprechpartner*innen beim Kunden

Frank Klapper
Dezernent für digitale Transformation und Prozessorganisation

Dr. Christiane Büchter
Mitarbeiterin im Dezernat für digitale Transformation und Prozessorganisation/ Projekt- und Prozessmanagement


Projektlaufzeit

05.2019-05.2020


Expertenteam myconsult

Dr. Yvonne Groening
Projektleiterin & Expertin für Kooperationsprojekte im Hochschulbereich

Dr. Johan Lange
Seniorberater & Experte für Digitalisierung im Hochschulbereich


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