Prinzipen zur erfolgreichen Bewältigung von Veränderungsprozessen (Teil 3)

In einem ersten Blogbeitrag zum Thema Veränderungsmanagement wurden die typischen (emotionalen) Phasen, die Beteiligte eines Unternehmens oder einer Organisation während eines Veränderungsprozesses durchlaufen, dokumentiert und vorgestellt. (Teil 1) Darauf aufbauend beschrieb der zweite Blogbeitrag die typischen Verhaltensmuster betroffener Mitarbeiter*innen während der skizzierten Phasen, die gleichzeitig als Phasen-Identifikationskriterium für Führungskräfte genutzt werden können. (Teil 2) Durch eine eingehende Analyse, in welcher Phase sich ein Veränderungsprozess befindet, lassen sich wichtige Rückschlüsse und Maßnahmen zu einem erfolgreichen Durchlaufen eines Veränderungsprozesses ziehen.

Der aktuelle Blogbeitrag widmet sich nun den grundlegenden Prinzipien, die Führungskräfte nutzen können, um Beteiligte erfolgreich bei der Bewältigung der vielfältigen Herausforderungen in den einzelnen Phasen eines typischen Veränderungsprozesses zu unterstützen.

Auch hier ist einmal mehr zu beachten, dass die vorgestellten Prinzipien nicht als Allheilmittel 1:1 auf jegliche Unternehmen und Organisationen übertragen werden können. Vielmehr muss intensiv geprüft und von Fall zu Fall unterschieden werden, welche Handlungsweisen für das entsprechende Unternehmen bzw. Organisation am besten geeignet sind. Die im weiteren Verlauf des Beitrags vorgestellten Prinzipien verstehen sich als systematische Handlungen und grundlegender Leitfaden zu einer erfolgreichen Bewältigung des Veränderungsprozesses.

Unterstützung der Betroffenen! So kann es klappen!

Nachfolgend werden pro Phase eines typischen Veränderungsprozesses mögliche Maßnahmen und Handlungsweisen vorgestellt:

(1) Schock

Um der anfänglichen Unsicherheit, dem sog. initialen „Schock“ entgegenzuwirken, bedarf es einer ausgeprägten Informationsvermittlung, durch die alle Beteiligte über den aktuellen Status und die Gründe der Veränderung informiert werden. Dabei inbegriffen ist die Darlegung eines groben Aktionsplans, der Meilensteine und Etappen der Veränderung für alle Betroffenen transparent macht.

(2) Verneinung und Abwehr

Bedingt durch die große Unsicherheit zeichnet sich die zweite Phase durch ein trotziges und verneinendes Verhalten der Betroffenen aus. In diesem Fall kommt der Adressierung von Emotionen und dem Zeigen von situativem Verständnis eine hohe Bedeutung zu, um den ersten Frust der Beteiligten aufzufangen. Parallel sollten die Schwachstellen der Realität in der Detaillierung und Intensivierung aufgezeigt werden, um einen Veränderungswunsch bei den Mitarbeitern*innen hervorzurufen.

(3) Rationale Akzeptanz

Beginnen die Beteiligten die Notwendigkeit der Änderungen und der damit verbundenen Anforderungen zu akzeptieren, gilt es, direkte Handlungsperspektiven aufzuzeigen, Ängste zu nehmen sowie bereits erste Verantwortungen zu übertragen. Ziel ist es, sowohl die rationale als auch die emotionale Akzeptanz aller Beteiligten für die Veränderung zu gewinnen.

Abbildung 1: Typische Reaktionen in den einzelnen Phasen in Anlehnung an Kraus, Becker-Kolle und Fischer (2004) [1]

(4) Emotionale Akzeptanz

Dazu sollten in Phase 4 die Strategie und langfristigen Ziele des Veränderungsprozesses konkretisiert und präsentiert werden. Welche Auswirkungen haben die Umgestaltungen auf die individuellen Arbeitsfelder der Betroffenen? Die Beantwortung dieser Frage ist nur durch eine intensive Integration der Beteiligten in den Veränderungsprozess möglich. Sie sind dazu anzuleiten, unter den veränderten Bedingungen neue Verhaltensweisen zu entwickeln.

(5) Testen und Ausprobieren

In der folgenden Test- und Ausprobierphase gilt es daher die Kräfte der Beteiligten zu mobilisieren, zur Selbstständigkeit zu motivieren und alle Anstrengungen auf den Veränderungsprozess auszurichten. Besonders in dieser Phase der Selbstständigkeit und des Auslotens neuer Möglichkeiten ist es für die Führungskraft wichtig, nicht den Überblick zu verlieren und weiterhin strategisch und zielorientiert zu agieren.

(6) Erkenntnis

Nicht alles wird während des Veränderungsprozesses reibungslos verlaufen. Gründe für Erfolge und Misserfolge gilt es zu identifizieren. Die Bereitschaft und Fähigkeit aus Fehlern zu lernen, muss gegebenenfalls erzeugt oder bestärkt werden. Kommen neue, für den Veränderungsprozess fundamental entscheidende Erkenntnisse ans Licht, müssen die Ziele des Projekts eventuell neujustiert werden, um sie an die neuen Verhaltensweisen und Abläufe anzupassen.

(7) Integration und Konsolidierung

Schließlich gilt es, die Veränderungen in der Integrations- und Konsolidierungsphase in die Tagesroutine zu überführen. Dazu ist es nötig, die neuen Arbeitsabläufe in der Organisation zu stabilisieren. Hilfsmittel sind zum Beispiel die Standardisierung von Prozessen und ein KVP[2]. Im Zuge tiefgreifender, strukturellerer Veränderungen bedarf außerdem ggf. die Organisationskultur zusätzlicher Pflege. So muss diese möglicherweise in Workshops neu sichtbar gemacht, diskutiert und bei Bedarf angepasst werden. Weiterhin sollte im Umgang mit Problemen die Bewältigung von (Mini-)Krisen geübt werden. Hier sind Führungskräfte als treibende und motivierende Kräfte gefragt.

Die folgende Tabelle listet abschließend die Handlungsprinzipien für einen erfolgreichen Veränderungsprozess noch einmal stichpunktartig auf.

Tabelle 1: Handlungsprinzipien für einen erfolgreichen Veränderungsprozess

Dieser Blogbeitrag beschließt die dreiteilige Reihe zum Thema organisationaler Veränderungsprozesse. Vorgestellt wurde ein Modell, das sieben emotionale Ebenen beschreibt, die ein/e Mitarbeiter*in während eines Veränderungsprozesses durchläuft. Weiterhin wurden Kennzeichen der einzelnen Phasen aufgezeigt und erläutert, wie diese zu identifizieren sind. Dieser Beitrag stellt schließlich generelle Prinzipien vor, die Führungskräfte dabei unterstützen können, Beteiligte erfolgreich und zielgerichtet durch den Veränderungsprozess zu leiten.

Quellen

[1] G. Kraus, Ch. Becker-Kolle, T. Fischer (2004): Handbuch Change-Management. Berlin:Cornelsen

[2] Definition KVP: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess; wird charakterisiert durch eine stetige Verbesserung der Produkt-, Prozess- und Servicequalität. Für weitere Informationen s. https://refa.de/service/refa-lexikon/kontinuierlicher-verbesserungsprozess-kvp