HEUTE: Auf dem Weg zur elektronischen Studierendenakte - im Slalom durch die Systemlandschaft

Der stellv. Projektleiter Steve Pitzsch von der Johannes Gutenberg Universität-Mainz stellt gemeinsam mit myconsult-Seniorberaterin Dr. Vanessa Hilleringmann im Rahmen der Online-Tagung des ZKI AK Campus Management ein spannendes Digitalisierungsprojekt vor. Die beiden nehmen die Online-Teilnehmer:innen mit auf den Weg zur elektronischen Studierendenakte an der JGU Mainz - und zwar im Slalom durch die Systemlandschaft. 

Dabei ist das Projekt nicht nur spannend, sondern vor allem durch seine Komplexität auf drei Ebenen gekennzeichnet: 

1. Durch die Umstellung auf die elektronische Aktenführung müssen eine Vielzahl an Prozessen digitalisiert und optimiert werden. 

2. Das Projekt hat universitätsweite Auswirkungen auf eine Gruppe von äußerst heterogenen Projektbeteiligten: Nicht nur die Mitarbeiter:innen aus dem Studierendenservice sind in ihrem Arbeitsalltag betroffen, sondern auch Bewerber:innen und Studierende sowie die Studienbüros und Dekanate in den Fachbereichen. 

3. Zudem ist es notwendig, die elektronische Studierendenakte in die bereits an der JGU bestehende Systemlandschaft zu integrieren, sodass nach der Soll-Prozess-Konzeption Schritt für Schritt überprüft werden muss, in welchem System sich ein einzelner Prozessschritt optimal abbilden lässt. Dazu ist es notwendig, die technischen Möglichkeiten kontinuierlich zu überprüfen und das Zusammenspiel zwischen Campus Management System, Dokumentenmanagementsystem, Workflow-Komponente und Webportal dauerhaft zu optimieren.

Im Vortrag zeigt das Referententeam anschaulich, wie sie sich einen Weg durch die Systemlandschaft bahnen, um ein optimales Ergebnis für die elektronische Studierendenakte an der JGU zu erzielen. Haben Sie Fragen zum Projekt oder zum Vorgehen? Wir freuen uns auf den Dialog mit Ihnen.

Zur Agenda: https://events.zki.de/frontend/index.php?page_id=1855