Einführung einer elektronischen Akte
Der Übergang von Ihrer papierhaften Aktenführung zur elektronischen Akte bedeutet für die Gesamtorganisation vielschichtige Herausforderungen. Es erfolgt nicht nur ein Wechsel von Papierdokumenten auf elektronische Dokumente, sondern das gesamte Ablageparadigma verändert sich. Es ist notwendig, die gewohnten Ablageverfahren auf den Prüfstand zu stellen und neue Ablagestrukturen in d.velop documents zu schaffen. In diesem Zusammenhang eröffnet sich maßgeblich die Frage der eindeutigen Identifizierbarkeit von Dokumenten, z. B. anhand einer Leit-ID, eines Dokumententyps oder eines anderen Attributs.
Eine zentrale Rolle spielt dabei die konsequente Einbindung bestehender Fachverfahren sowie die technische Anbindung von Systemen wie Campus-Management-Lösungen oder ERP-Systemen. Diese Systeme erzeugen im Tagesgeschäft große Mengen strukturierter Daten und relevanter Dokumente, die für eine ganzheitliche, medienbruchfreie Aktenführung unverzichtbar sind.
Die Nutzung der elektronischen Akte ist dann besonders effizient, wenn Sie nicht nur das System nutzen, sondern das Potential Ihrer Prozesse hinsichtlich der Möglichkeiten der elektronischen Aktenführung ausschöpfen.
Ihre Mehrwerte. Unsere Aufgaben:
Unser Fachwissen in der Abbildung elektronischer Akten in d.velop documents ermöglicht es uns eine individuelle, für Ihre Organisation passende elektronische Akte zu konzipieren und direkt im System zu erstellen – egal ob elektronische Studierenden- und Bewerberakte, Personalakte oder Kreditorenakte.
Identifikation der relevanten Dokumente und Metadaten
Konzeption einer elektronischen Aktenstruktur
Konfiguration der elektronischen Akte im Dokumentenmanagementsystem von d.velop
Wir unterstützen Sie ebenfalls bei der Verortung der DH.NRW Masterakten an Ihrer Hochschule!
Schonmal über die Vorteile eines DMS nachgedacht?
Sie fragen sich, ob und wie Sie ein DMS nutzen können und ob die Einführung von elektronischen Akten Ihren Arbeitsalltag erleichtern wird?
Häufige Fragen
Jedes Einführungsprojekt beginnt mit der Analyse Ihrer bestehenden Prozesse, Anforderungen und organisatorischen Rahmenbedingungen. Darauf aufbauend entwickeln wir gemeinsam die passende Aktenstruktur, Berechtigungskonzepte und digitale Workflows in der d.velop platform. Von der Konzeption über die technische Umsetzung bis hin zu Tests, Schulungen und Go-live begleiten wir Sie durch den gesamten Einführungsprozess.
Ein Aktenkonzept beschreibt, wie Akten und Dokumente künftig strukturiert, bearbeitet und verwaltet werden. Dazu gehören unter anderem Akten- und Dokumentarten, Metadaten, Rollen und Berechtigungen, Suchmöglichkeiten, digitale Workflows sowie Aufbewahrungs- und Aussonderungsregeln. myconsult führt die fachlichen, organisatorischen und technischen Anforderungen zusammen und überführt sie in ein umsetzbares Konzept für Ihre elektronische Akte.
Die größten Herausforderungen liegen meist nicht in der Software, sondern in der Gestaltung neuer Prozesse und der Akzeptanz der Mitarbeitenden. Damit die elektronische Akte dauerhaft erfolgreich genutzt werden kann, berücksichtigen wir neben der fachlichen und technischen Umsetzung auch die bestehenden Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten Ihrer Organisation. Wir begleiten Tests, Schulungen, Change Management und den Go-live und unterstützen dabei, die neuen Abläufe praxistauglich zu gestalten. So fügt sich die elektronische Akte nachhaltig in den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden ein.
Nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf!
