Einführung und Etablierung von Workflows
Wir helfen Ihnen, durchgängige, elektronische Prozesse zur Digitalisierung der Hochschulverwaltung im Dokumentenmanagementsystem von d.velop abzubilden. Durch unsere langjährigen Kenntnisse der Hochschulprozesse und der hochschultypischen IT-Landschaft beraten wir Sie bei der Gestaltung und Optimierung elektronischer Prozesse, abhängig oder unabhängig, vom führenden Fachverfahren. Die Umsetzung der definierten elektronischen Workflows erfolgt durch unsere IT-Expert:innen, entsprechend Ihrer Wünsche und bedürfnisoptimal auf Ihre Hochschule zugeschnitten. Nach der technischen Umsetzung der elektronischen Workflows begleiten wir Sie bei der Inbetriebnahme und dem hochschulweiten Rollout.
Ihre Mehrwerte. Unsere Aufgaben:
Im Rahmen des Veränderungsmanagements erkennen wir die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter:innen, nehmen die gesamte Hochschule im Veränderungsprozess mit und helfen Ihnen, die elektronischen Workflows erfolgreich einzuführen und als Chance zur Digitalisierung zu nutzen.
Gemeinsame Analyse der Ausgangssituation
Konzeption optimierter Soll-Prozesse in unserer Prozesswerkstatt
Erheben von Anforderungen an die Abbildung in d.velop documents
Umsetzung und Inbetriebnahme elektronischer Workflows mit process studio
Wir bieten eine Auswahl vorkonfigurierter, elektronischer Workflows in d.velop documents und entwickeln für Sie maßgeschneiderte Prozesse!
Systeme intelligent vernetzen mit mynd.databridge
Digitale Workflows entfalten ihr volles Potenzial erst, wenn Daten automatisiert zwischen Fachverfahren, dem DMS und weiteren Anwendungen ausgetauscht werden. Mit der mynd.databridge schaffen Sie nahtlose Schnittstellen, vermeiden Medienbrüche und ermöglichen durchgängige Prozesse ohne manuelle Datenübertragung.
Häufige Fragen
Nicht jeder Prozess profitiert gleichermaßen von einer Digitalisierung. Besonders geeignet sind wiederkehrende, dokumentenbasierte Abläufe mit klaren Zuständigkeiten und Entscheidungsschritten, beispielsweise Rechnungsfreigaben, Vertragsmanagement, Personalprozesse oder Genehmigungsverfahren. Gemeinsam mit Ihnen identifizieren wir die Prozesse mit dem größten Optimierungspotenzial und empfehlen einen Einstieg über sogenannte Quick Wins. Auf dieser Grundlage entwickeln wir passgenaue Workflows mit dem d.velop Process Studio, die sich schrittweise erweitern und an veränderte Anforderungen anpassen lassen.
Eine erfolgreiche Workflow-Einführung beginnt mit dem Verständnis Ihrer bestehenden Arbeitsabläufe. Gemeinsam analysieren wir den Ist-Prozess, hinterfragen bestehende Vorgehensweisen und entwickeln daraus einen praxistauglichen digitalen Workflow. Dabei achten wir darauf, bestehende Prozesse nicht einfach eins zu eins zu digitalisieren, sondern gemeinsam mit Ihnen zu optimieren. Häufig lassen sich Abläufe bereits vor der technischen Umsetzung vereinfachen oder effizienter gestalten. Anschließend setzen wir die Lösung mit dem d.velop Process Studio um, integrieren sie in d.velop documents und begleiten die Einführung bis zum produktiven Einsatz.
Digitale Workflows entfalten ihren größten Nutzen, wenn sie sich nahtlos in bestehende Prozesse und Systeme einfügen. Deshalb berücksichtigen wir bereits bei der Konzeption vorhandene Anwendungen, organisatorische Abläufe und die Anforderungen der beteiligten Fachbereiche. Durch die enge Einbindung der Mitarbeitenden und die Integration in d.velop documents schaffen wir Lösungen, die technisch überzeugen, im Arbeitsalltag akzeptiert werden und langfristig zu einer effizienten Prozesslandschaft beitragen.
Nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf!
