Fokuswoche Verwaltungsvereinfachung und -modernisierung: Weniger Aufwand. Mehr Wirkung.
Viele Verwaltungen stehen vor der Herausforderung, steigende Anforderungen mit begrenzten Ressourcen, gewachsenen Strukturen und komplexen Abstimmungswegen zu bewältigen. Im Arbeitsalltag fehlt häufig die Zeit, bestehende Routinen grundlegend zu hinterfragen, Vereinfachungspotenziale gemeinsam zu bewerten und konkrete Veränderungen direkt auf den Weg zu bringen.
Genau hier setzt die Fokuswoche Verwaltungsvereinfachung und -modernisierung an: In einer kompakten Sprintwoche nehmen sich alle relevanten Beteiligten bewusst eine Woche Zeit, um konkrete Modernisierungsthemen zu identifizieren, zu strukturieren und in kurzer Zeit bearbeitbar zu machen. Dabei geht es nicht um abstrakte Grundsatzdiskussionen, sondern um die Frage: Was können wir vereinfachen, klären oder neu denken, damit Verwaltung im Alltag besser funktioniert?
Der besondere Vorteil: Menschen aus unterschiedlichen Rollen, Bereichen und Perspektiven arbeiten für eine Woche konzentriert zusammen. Dadurch entstehen ein gemeinsames Verständnis, kurze Wege und Ergebnisse und tragfähige Lösungen, die nicht in langen Schleifen abgestimmt werden müssen.
Sie bringen Ihre Themen ein. Wir schaffen Struktur, Fokus und Tempo.
Die Fokuswoche Verwaltungsvereinfachung und -modernisierung ist kein starres Vorgehen, sondern ein flexibles Format. Sie kann dort ansetzen, wo Ihre Verwaltung gerade steht: bei ersten Modernisierungsideen, bei bekannten Reibungspunkten, bei konkreten Abläufen oder bei übergreifenden Fragen zur Vereinfachung des Verwaltungshandelns.
Die Fokuswoche besteht aus 5 Projekttagen, die wir flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen können:
Als fachliche Orientierung können dabei Leitfragen der Verwaltungsvereinfachung dienen:
Sind alle Arbeitsschritte tatsächlich erforderlich oder können einzelne Schritte entfallen?
Wie können wir Abläufe einfacher, schneller oder nachvollziehbarer machen?
Lassen sich für wiederkehrende Fälle standardisierte Abläufe entwickeln?
Sind alle Berichte, Nachweise oder Dokumentationen wirklich notwendig?
Sind Formulare, Informationen und Anforderungen verständlich und nur so umfangreich wie nötig?
Stehen Prüfaufwände noch in einem angemessenen Verhältnis zum Risiko?
Werden Sachverhalte unnötig mehrfach geprüft?
Reichen Selbstauskünfte anstelle vollständiger Nachweise aus?
Können gezielte Stichproben flächendeckende Prüfungen ersetzen?
Kann uns Digitalisierung dabei unterstützen?
Methodik & Vorgehen
Wir begleiten die Fokuswoche mit methodischer Struktur und fachlichen Impulsen. Dabei ist das Format kein starr festgelegtes Vorgehen, sondern ein flexibler Leitfaden. |
Ergebnisse
Je nach Fragestellung und Zielsetzung können u.a. folgende Ergebnisse entstehen:
priorisierte Modernisierungsthemen
Leitfäden, Checklisten, Vorlagen und Orientierungshilfen
Umsetzungs- und Maßnahmenkonzepte
Dokumentierte Verantwortlichkeiten und nächste Umsetzungsschritte
Handlungsempfehlungen sowie identifizierte Entscheidungs- und Handlungsbedarfe
ein gemeinsames Zielbild für die weitere Umsetzung
Genau richtig für Ihre Verwaltung, wenn…
- Sie Verwaltungsvereinfachung und -modernisierung konkret angehen möchten, aber im Alltag zu wenig Zeit für eine konzentrierte Bearbeitung bleibt
es viele kleinere Themen gibt, die immer wieder diskutiert, aber selten konsequent bearbeitet werden
gewachsene Abläufe, Abstimmungen oder Zuständigkeiten hinterfragt werden sollen
Sie Beteiligte aus verschiedenen Bereichen zusammenbringen möchten
Sie schnell zu sichtbaren Zwischenergebnissen oder umsetzbaren nächsten Schritten kommen möchten
Sie nicht nur über Entbürokratisierung sprechen, sondern gemeinsam ins Handeln kommen wollen
Ihr Team profitiert von…
einem klar strukturierten Rahmen für konzentriertes Arbeiten
kurzen Abstimmungswegen durch die direkte Zusammenarbeit relevanter Beteiligter
methodischer Moderation und fokussierter Arbeitsweise
Raum für Perspektivwechsel, Kreativität und pragmatische Lösungen
einem gemeinsamen Verständnis für Modernisierungsthemen
konkreten Ergebnissen statt abstrakter Diskussionen
Transparenz über umsetzbare Schritte, offene Fragen und Entscheidungsbedarfe
erlebter Geschwindigkeit, Zusammenarbeit und Selbstwirksamkeit
Die Fokuswoche Verwaltungsvereinfachung und -modernisierung schafft den Raum, um Themen sichtbar zu machen, Beteiligte wirksam zusammenzubringen und konkrete Verbesserungen anzustoßen. Wir begleiten Sie von der Vorbereitung über die moderierte Sprintwoche bis zur Ergebnissicherung – flexibel angepasst an Ihre Ausgangslage, Ihre Ziele und die Themen, die Ihre Verwaltung bewegen.
Die Woche hat gezeigt, wie uns kollaborative Ansätze und kreative Methoden bei der Umsetzung der digitalen Transformation unterstützen können. Es ist enorm, was in fünf Tagen alles entstanden ist und zum Großteil in Kürze im Arbeitsalltag genutzt werden kann.
Dr. Veronika Penner
Leiterin Stabsstelle Digital Office, CAU Kiel
Häufige Fragen
Verwaltungsvereinfachung ist das kritische Hinterfragen und die strategische Weiterentwicklung bestehender Strukturen, Prozesse und Technologien. Ziel ist es, Abläufe effizienter und verständlicher zu gestalten, Aufwände zu reduzieren und vorhandene Ressourcen gezielter einzusetzen. Gerade für Hochschulen, Behörden und öffentliche Einrichtungen ist Verwaltungsvereinfachung ein wichtiger Baustein einer modernen und leistungsfähigen Verwaltung.
Verwaltungsvereinfachung ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Verfahren mit hohem Bearbeitungs- und Abstimmungsaufwand verbunden sind und dadurch viel Zeit in Anspruch nehmen. Typische Anwendungsfälle sind Antrags- und Genehmigungsverfahren, etwa in den Bereichen Dienstreisen, Beschaffung, Drittmittelverwaltung und Personaleinstellung. Häufig lohnt sich Verwaltungsvereinfachung vor einer Digitalisierung, damit unnötig komplexe Abläufe nicht lediglich digital nachgebildet werden.
myconsult unterstützt Hochschulen, Behörden und öffentliche Einrichtungen dabei, Vereinfachungspotenziale sichtbar zu machen und in konkrete Maßnahmen zu überführen. Gemeinsam mit den Beteiligten analysieren wir Abläufe, Formulare, Informations- und Nachweispflichten, Prüfschritte und Abstimmungswege. Dabei klären wir, welche Arbeitsschritte notwendig sind, wo Doppelprüfungen reduziert werden können, welche Abläufe sich standardisieren lassen und wie digitale Lösungen gezielt unterstützen. Daraus entstehen praxistaugliche Ansätze für schlankere Abläufe, geringere Bearbeitungsaufwände, kürzere Abstimmungswege und schnellere Verwaltungsprozesse.
Nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf!
