Goodbye Umlaufmappe? So digitalisieren wir Geschäftsprozesse!

Wo stehen wir?

Gesetzgebung und Digitalisierung drängen: Die elektronische Akte muss her! Mit der E-Akte müssen aber auch die Prozesse digitalisiert werden, aus denen ihre Dokumente stammen. Abhilfe sollen Dokumentenmanagementsysteme (kurz DMS) schaffen, die teils bereits eingeführt und als digitaler Aktenschrank zur reinen Ablage genutzt werden, oder gerade vor großen Einführungsprojekten verschiedener elektronischer Akten oder der allgemeinen Schriftgutverwaltung im digitalen Aktenplan stehen. Dabei gibt es viele Baustellen und Herausforderungen, die in den Projekten offenbar werden, von der Modernisierung bestehender Prozesse bis hin zur Umsetzung komplexer Anforderungen an die involvierten IT-Systeme. Ein DMS findet sich dabei im Knotenpunkt der bestehenden IT-Landschaft wieder - Systeme zur Verwaltung von Ressourcen, Personal, Gebäuden oder auch Studierenden wollen sowohl Informationen aus dem DMS beziehen, als auch ihre Dokumente in dessen Akten überführen. Oft bilden diese Systeme im Rahmen ihrer Fachverfahren bereits viele Arbeitsabläufe ab. Wie soll jedoch mit solchen Prozessen umgegangen werden, die nicht im Fachverfahren abgebildet werden können, oder ohne Fachverfahren existieren?

Wo wollen wir hin?

Workflows und die elektronische Vorgangsbearbeitung sind ein zentraler Bestandteil der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen. Gerade für eine nachhaltige Akzeptanz und Etablierung neuer Prozesse sind sie von entscheidender Rolle, denn durch sie können Mehrwerte veranschaulicht und Aufwände reduziert werden. Wichtig ist hierbei, bereits bei den ersten Überlegungen genau über die Realisierung nachzudenken, um Probleme und Schwachstellen bei der Digitalisierung nicht mitzunehmen. Ebenso müssen die Prozesse organisatorischen Regeln entsprechen, welche im DMS durch Konfiguration und ein sicheres Rollen- und Berechtigungskonzept abzubilden sind. Hier stellen sich auch die zentralen Fragen: Welche Workflow-Ansätze sollte ich für meine Prozesse nutzen? Braucht es stark regulierte Geschäftsprozesse, deren Ablauf keine Fehler zulässt und stetig ist, oder soll den Anwender:innen mehr Flexibilität ermöglicht werden?

In unserem Video adressieren wir diese Fragen zum DMS der d.velop Gruppe und ordnen die vielfältigen Lösungen, die angeboten werden, für Sie ein.

Weitere Informationen zur elektronischen Vorgangsbearbeitung finden Sie auch auf unserer Website: https://myconsult.de/de/im-fokus/elektronische-akten-und-elektronische-vorgangsbearbeitung-mit-dvelop