Ressourcenmanagement. ERP-Konzeption und Einführung aus einer Hand.
Der effizienten Umsetzung von Geschäftsprozessen zur Verwaltung aller in einer Hochschule genutzten Ressourcen kommt im Zuge der digitalen Transformation eine besondere Bedeutung zu. Hochschulen stehen vor der Herausforderung, ihre IT-Landschaft zu hinterfragen und die Prozesse im Bereich Ressourcenmanagement in modernen, integrierten IT-Systemen abzubilden. Die in diesem Zuge durchzuführenden Projekte sind komplex. Sie greifen tief in gewachsene Strukturen und Arbeitsweisen innerhalb der Organisation ein und erfordern für eine erfolgreiche Umsetzung eine hohes Maß an Partizipation der Mitarbeiter:innen.
Bei der Umsetzung von Projekten im Bereich Ressourcenmanagement unterstützen wir Sie mit unserem erprobten, jedoch individuell auf Ihre Aufgabenstellung angepassten Vorgehen in den Bereichen der Prozessanalyse (Ist-Betrachtung) und -gestaltung (Soll-Konzeption) sowie bei der strukturierten Ableitung von Anforderungen mit dem Ziel der Durchführung eines produktneutralen und erfolgreichen Vergabeverfahrens für ein ERP-System. Darüber hinaus sind wir im Rahmen der Implementierung Ihr Partner für die Steuerung und Überwachung eines Softwareanbieters bei der Erfüllung zuvor formulierter Anforderungen. Die Umstellung von Prozessen im Rahmen der Einführung eines Ressourcenmanagementsystems erfordert aus unserer Sicht jedoch weit mehr als nur die technische Betrachtung der Veränderungen und deren Umsetzung in einem neuen System. Wir unterstützen Sie daher insbesondere auch bei der Konzeption und Durchführung von begleitenden Maßnahmen des Veränderungsmanagements und der Kommunikation, weil IT-Einführungsprojekte für uns immer auch Organisationsentwicklungsprojekte sind. Dazu zählt auch, dass wir Ihnen umfassende Expertise bei der Erhebung von Qualifizierungsbedarfen und der Konzeption und Umsetzung entsprechender Maßnahmen bieten, damit die Mitarbeiter:innen Ihrer Organisation gut aufgestellt in die neuen Arbeitsprozessen starten können.
Beschaffungsmanagement. Für eine kontinuierlich rechtskonforme Vergabe.
Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge ist eine Vielzahl nationaler und europäischer Vorgaben zu beachten. Die rechtlichen Grundlagen sind komplex und befinden sich in einem stetigen Entwicklungsprozess. Wir beraten und begleiten öffentliche Auftraggeber im IT-Kontext über das gesamte Vergabeverfahren. Angefangen von der Wahl des geeigneten Verfahrens, dem Erstellen der Ausschreibungsunterlagen bis hin zur abschließenden Auswahl eines Anbieters und der detaillierten Vertragsgestaltung.
Neben dem Beschaffungsalltag stehen Beschaffende und Vergabestellungen in der öffentlichen Verwaltung jedoch auch vor der Herausforderung der elektronischen Vergabe. Getrieben durch die EU-Richtlinie 2014/24/EU sind elektronische Informations- und Kommunikationsmittel durch die Vergabestellen öffentlicher Auftraggeber zu nutzen.
Die Verpflichtung umfasst alle Tätigkeiten rund um die Vergabe, beginnend mit der elektronischen Veröffentlichung auf einem Vergabemarktplatz, der elektronischen Bieterkommunikation und endet mit der elektronischen Zuschlagserteilung sowie Vergabedokumentation. Der Prozess der Vergabe kann dabei strukturiert und elektronisch mit Hilfe eines Vergabemanagementsystems unterstützt werden.
Wir unterstützen Sie nicht nur bei der Auswahl des passenden Vergabemanagementsystems und der Erarbeitung eines Vergabeworkflows, sondern betrachten den Beschaffungsprozess von Anfang an und helfen Ihnen ebenfalls einen strukturierten, elektronischen Bedarfsmeldeprozess zu etablieren. Sie profitieren von unserer langjährigen Expertise in den Bereichen Identitätsmanagement und Prozessmanagement, um das Optimum aus Ihren Beschaffungsprozessen herauszuholen.
Finanzmanagement. Für das Finanzmanagement von Morgen.
Digitalisierung ist auch für das Finanzmanagement an Hochschulen derzeit ein "Zauberwort" und das Finanzmanagement befindet sich ebenso wie andere Bereiche im Wandel. Dieser Wandel wird getrieben durch Gesetzeslagen und Vorschriften, an die die Hochschulen gebunden sind. Es gilt die Anforderungen an das interne sowie externe Rechnungswesen zu erfüllen, den Haushalt detailliert zu planen, Risiken abzuschätzen und zu managen.
Wir bereiten Ihr Finanzmanagement umfassend auf die digitale Zukunft vor.
Dies betrifft sowohl den organisatorischen Ablauf innerhalb der Verwaltung als auch die Umsetzung des E-Government-Gesetzes, welches Hochschulen unter anderem verpflichtet, eine elektronische Rechnungsverarbeitung zu gewährleisten. Im Rahmen der elektronischen Rechnungsverarbeitung erarbeiten wir mit Ihnen digitale Prüfworkflows sowie die GoBD konforme Archivierung - sowohl von elektronischen Rechnungen (X-Rechung, ZUFeRD) als auch von digitalisierten Papierrechnungen.
Drittmittelmanagement. Für die effiziente Zusammenarbeit mit Fördergebern.
Universitäten zeichnen sich durch Spitzenforschung aus und erzeugen somit ein entsprechend hohes Aufkommen an Drittmittelprojekten. Meistens wird die Form der Antragsstellung für Drittmittelanträge von den jeweiligen Fördergebern vorgeschrieben. Oft ist dieser Vorgang schon elektronisch abbildbar, allerdings müssen finale Anträge, bis auf wenige Ausnahmen, händisch unterschrieben und in Papierform eingereicht werden. Dieses Vorgehen erzeugt einen hohen Aufwand für die Hochschulen. Der Prozess der Drittmittelverwaltung ist ganzheitlich zu betrachten, beginnend bei der Antragsstellung einschließlich der notwendigen internen Genehmigungsverfahren bis hin zur verwaltungstechnischen Abwicklung der Drittmittelprojekte.
Das Drittmittelmanagement kann ebenfalls durch unterschiedliche Softwarelösungen unterstützt werden, um so beispielsweise die Zusammenführung und zentrale Aufbewahrung der vollständigen Antragsunterlagen zu ermöglichen (elektronische Drittmittelakte), ein internes Controllingsystem für die Drittmittelverwaltung zu etablieren oder die Möglichkeit der gemeinsamen Bearbeitung eines Drittmittelvorgangs zu forcieren.
Personalmanagement. Für einen digitalen Mitarbeiterlebenszyklus.
Personalmanagement an Bildungs- und Forschungseinrichtungen ist bei der Vielzahl und Diversität von Beschäftigten eine herausfordernde Aufgabe. Von dem Bewerber- und Berufungsmanagement, der Personal- und Stellenverwaltung oder der Verwaltung von elektronischen Personalakten gilt es eine Vielzahl an Prozessen über digitale Workflows zu organisieren: An- und Abwesenheiten erfassen, Dienstreisen der Mitarbeiter:innen genehmigen und abrechnen, Beschäftigungsverhältnisse verwalten.
Wir unterstützen und begleiten Sie bei der Einführung digitaler Lösungen im Personalmanagement. Dank unserer Erfahrung aus zahlreichen Projekten in Hochschulen sind wir in der Lage, Sie passgerecht bei der digitalen Transformation Ihrer Verwaltung zu beraten, die IT-Lösung optimal auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter:innen anzupassen und wirksam in Ihrer Organisation zu verankern.
Facilitiy Management. Für den effizienten Betrieb Ihrer Gebäude und Liegenschaften.
Hochschulen haben häufig eine komplexe Gebäude- und Liegenschaftsstruktur, die es zu managen gilt, und sind dadurch mit vielen Herausforderungen konfrontiert. Dabei gilt es, das kaufmännische und infrastrukturelle Gebäudemanagement, den Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz sowie das technische Gebäudemanagement zu steuern. Hinzu kommt, dass oft ein Teil oder sogar alle Gebäude dem Bau- und Liegenschaftsbetrieb des entsprechenden Landes unterliegen.
Immer mehr Anbieter bieten daher Softwarelösungen an, um das Facility Management an Hochschulen zu unterstützen. Diese Lösungen lassen sich als Computer-Aided Facility Management (CAFM) beschreiben. Ziel bei der Einführung eines CAFM ist es, eine möglichst vollständige Unterstützung und Abbildung der Kernprozesse für den Betrieb sämtlicher Gebäude und Liegenschaften inklusive technischer Anlagen zu bieten. Wir unterstützen Sie gerne dabei, ein für Sie passendes CAFM zu finden und einzuführen.