Dokumentenmanagement mit d.velop. Wir sind Ihr autorisierter d.velop Implementierungspartner!
Ihre Vorteile auf einen Blick:
Ihre Prozesse und täglichen Arbeitsweisen sind geprägt durch die Bearbeitung papierhafter Dokumente, durch die Verteilung von Aufgaben per E-Mail und die Ablage digitalisierter Berichte auf Fileservern oder Netzwerklaufwerken. Der Wechsel zu einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) bringt viele Vorteile, aber auch Umstellungen in den Arbeitsweisen mit sich, denn insbesondere die Bearbeitung und Weiterleitung von Dokumenten, aber auch deren Verwaltung und Ablage verändert sich spürbar.
Wir sind Expert:innen in der Beratung von Hochschulen und kennen Prozesse und fachliche Anforderungen von Hochschulverwaltungen.
Seit August 2022 sind wir Beratungs- und Implementierungspartner der d.velop AG. Die Kombination aus detaillierten Kenntnissen des Hochschulumfelds mit technischem Know-How in der Konfiguration von d.velop ermöglicht es uns, gemeinsam mit Ihnen, das Dokumentenmanagementsystem d.velop erfolgreich in Ihrer Verwaltung einzuführen. Unabhängig davon, ob es um die Einführung einer einzelnen elektronischen Akte, die Konzeption einer elektronischen Vorgangsbearbeitung oder die strategische Ausrichtung und flächendeckende Einführung von d.velop documents geht, beraten wir Sie maßgeschneidert.
Weitere Informationen:
Basierend auf Ihren Anforderungen wenden wir unsere Leistungen an, um das DMS in Ihre bestehenden Prozesse zu integrieren.
Projektmanagement
- Erprobtes, anpassbares Standardprojektvorgehen
- Erfahrene Projektleiter:innen
- Agiles Projektvorgehen in Abstimmung mit Ihnen
Feinspezifikation
- Ausgestaltung von Aktenplänen, Dokumentenarten und erweiterten Eigenschaften
- Konzeption von Workflows
- Anbindung von Fachverfahren
Konfiguration
- Umsetzung der Konzepte in d.velop documents
- Konfiguration des d.velop documents Basissystems und der Module (bspw: Case Manager, Records Management)
Workflows
- Umsetzung von Prozessen in d.velop process studio und im Verfügungsworkflow
- Durchführung von Fachadministratorenschulungen
- Heben von Synergieeffekten durch umfassendes Prozessmanagement-Knowhow
Wissensaufbau
- Schaffung von Grundlagen
- Erleichterung des Projekteinstiegs
- Erreichung eines gemeinsamen Wissensstands
- Aufbau Wissensmanagement
Qualitätssicherung
- Umfassende Dokumentation
- Blaupausen und Best Practices
- Gemeinsames Qualitätsverständnis durch Reviews und Retrospektive
Wissensaufbau elektronische Akten und elektronische Vorgangsbearbeitung
Bevor Sie mit der elektronischen Verwaltungsarbeit beginnen, sollten zunächst eine angemessene Vorbereitung und Auseinandersetzung mit den Implikationen der Arbeit mit einem Dokumentenmanagementsystem erfolgen. Unser Wissensworkshop zum Thema elektronische Akten und elektronische Vorgangsbearbeitung schafft ein solides Fundament und versetzt Sie in die Lage, die verschiedenen Nutzungsmöglichkeiten von d.velop documents und dessen Passgenauigkeit auf Ihre individuelle Situation besser einzuschätzen. Wir erläutern die Möglichkeiten, aber auch die Grenzen von d.velop documents. Außerdem werfen wir gemeinsam einen Blick in das System und demonstrieren Ihnen praxisnah, wie die zukünftige Arbeit mit einer elektronischen Akte aussehen könnte. Die elektronische Akte kann um Workflows ergänzt und an passende Fachverfahren angebunden werden. Gemeinsam schaffen wir Klarheit darüber, in welcher Form und in welchem Umfang Sie d.velop documents in Ihre IT-Bebauung integrieren können.
Gerne erläutern wir Ihre spezifischen Fragestellungen rund um die Einführung von d.velop documents in Ihrer Organisation.
- Schaffen eines gemeinsamen Verständnisses über die Grundlagen der elektronischen Aktenführung und elektronischen Vorgangsbearbeitung
- Darstellen des Systemumfangs, der Chancen und Grenzen des Dokumentenmanagementsystems – mit einer d.velop documents Live-Demo
- Identifizieren von Reorganisationsaspekten und zugehörigen Veränderungsprozessen während der digitalen Transformation
- Einsatz von Workflows
- Erläutern von Änderungen in den Arbeitsweisen und Darlegen beispielhafter, konstruktiver Lösungen
- Raum für Ihre individuellen Fragen
Einführung einer elektronischen Akte
Der Übergang von Ihrer papierhaften Aktenführung zur elektronischen Akte bedeutet für die Gesamtorganisation vielschichtige Herausforderungen. Es erfolgt nicht nur ein Wechsel von Papierdokumenten auf elektronische Dokumente, sondern das gesamte Ablageparadigma verändert sich. Es ist notwendig, die gewohnten Ablageverfahren auf den Prüfstand zu stellen und neue Ablagestrukturen in d.velop documents zu schaffen. In diesem Zusammenhang eröffnet sich maßgeblich die Frage der eindeutigen Identifizierbarkeit von Dokumenten, z. B. anhand einer Leit-ID, eines Dokumententyps oder eines anderen Attributs. Die Nutzung der elektronischen Akte ist dann besonders effizient, wenn Sie nicht nur das System nutzen, sondern das Potential Ihrer Prozesse hinsichtlich der Möglichkeiten der elektronischen Aktenführung ausschöpfen.
Wir stehen Ihnen mit unserer langjährigen Expertise und einem vielseitigen Werkzeugkasten zur Verwaltungsdigitalisierung zur Seite. Sprechen Sie mit uns über Ihre Wünsche und Ziele bei der Überleitung ihrer Akten ins digitale Zeitalter. Unser Fachwissen in der Abbildung elektronischer Akten in d.velop documents ermöglicht es uns eine individuelle, für Ihre Organisation passende elektronische Akte zu konzipieren und direkt im System zu erstellen – egal ob elektronische Studierenden- und Bewerberakte, Personalakte oder Kreditorenakte.
- Identifikation der relevanten Dokumente und Metadaten
- Konzeption einer elektronischen Aktenstruktur
- Konfiguration der elektronischen Akte im Dokumentenmanagementsystem von d.velop
Wir unterstützen Sie ebenfalls bei der Verortung der DH.NRW Masterakten an Ihrer Hochschule!
Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung
Wir helfen Ihnen durchgängige, elektronische Prozesse zur Digitalisierung der Hochschulverwaltung im Dokumentenmanagementsystem von d.velop abzubilden. Durch unsere langjährigen Kenntnisse der Hochschulprozesse und der hochschultypischen IT-Landschaft beraten wir Sie bei der Gestaltung und Optimierung elektronischer Prozesse, abhängig oder unabhängig, vom führenden Fachverfahren. Die Umsetzung der definierten elektronischen Workflows erfolgt durch unsere IT-Expert:innen, entsprechend Ihrer Wünsche und bedürfnisoptimal auf Ihre Hochschule zugeschnitten. Nach der technischen Umsetzung der elektronischen Workflows begleiten wir Sie bei der Inbetriebnahme und dem hochschulweiten Rollout. Im Rahmen des Veränderungsmanagements erkennen wir die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter:innen, nehmen die gesamte Hochschule im Veränderungsprozess mit und helfen Ihnen, die elektronischen Workflows erfolgreich einzuführen und als Chance zur Digitalisierung zu nutzen.
- Gemeinsame Analyse der Ausgangssituation
- Konzeption optimierter Soll-Prozesse in unserer Prozesswerkstatt
- Erheben von Anforderungen an die Abbildung in d.velop documents
- Umsetzung und Inbetriebnahme elektronischer Workflows mit process studio
Wir bieten eine Auswahl vor-konfigurierter, elektronischer Workflows in d.velop documents und entwickeln für Sie maßgeschneiderte Prozesse!