Wie können wir Kernprozesse kosteneffizient digitalisieren? - Der IT-Bebauungsplan als Masterplan Ihrer Digitalisierung

Die Beweggründe für Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren, sind vielfältig. Dabei liegt der Fokus auf der Kosteneffizienz und der Unterstützung der Kernprozesse.Gerade in der aktuellen Zeit mit immer kürzen Innovationszyklen machen sich viele Unternehmen des Mittelstands Gedanken, wie sie ihre Kernprozesse effizienter gestalten können, um den Anschluss an den Wettbewerb nicht zu verlieren und Kundenerwartungen gerecht zu werden. In unserem Blog-Beitrag zur Digitalisierung im Mittelstand (Backlink) haben wir bereits darauf aufmerksam gemacht, dass Digitalisierung der Weg in eine nachhaltig erfolgreiche Zukunft sein kann. Jedoch gibt es heutzutage aufgrund der zunehmenden Bedeutung von Digitalisierung heutzutage eine Vielzahl an Produkten, die immer komplexer werden und sich durch Schnittstellen vernetzen lassen. Hinzu kommt, dass die Produkte immer kostspieliger werden und Cloud-System-Lösungen den Markt der Zukunft dominieren, sodass der eigene Weiterbetrieb der On-Premises Lizenz (Softwareinstallation lokal) auf den eigenen Servern aufgrund der Strategie der Anbieter in Zukunft unwirtschaftlich sein kann. Die Kosten und Kapazitäten für die eigene Wartung können derweil in andere Projekte investiert werden. Natürlich vergrößert sich auch die Abhängigkeit gegenüber den Anbietern, allerdings profitieren Sie in Cloud-Lösungen im direkten Vergleich zur In-House-Lösung auch von der schnelleren Weiterentwicklung und besser trainierten intelligenten Lösungen. Um Ihr Unternehmen ausgelegt auf Ihre Bedürfnisse aufzustellen, gilt es, die Digitalisierung Ihres Unternehmens ausführlich zu planen und fundierte Entscheidungen zu treffen, wie Sie Ihre zukunftsfähige IT-Architektur gestalten wollen. Für gewöhnlich laufen in Unternehmen viele Digitalisierungsprojekte parallel und dabei ist es wichtig, dass diese gut aufeinander abgestimmt sind und Multi-Projekt-Management betrieben wird. Durch die Digitalisierung sind in vielen Prozessen mehrere Systeme beteiligt, hier sollteunter anderem abgestimmt sein, welches der Systeme Datenhoheit hat und welches davon profitiert bzw. Daten über eine Schnittstelle empfängt. Also sollte bei mehreren Projekten bzw. Systemeinführungen auch ein Zeitmanagement betrieben werden. Da stellt sich Ihnen dann bestimmt die Frage: Wie bzw. mit welchem Projekt soll ich nun starten?

Für diese Entscheidung bedarf es sowohl fachlicher als auch technischer Expertise, um den Anforderungen beider Parteien an die IT-Architektur gerecht zu werden. Der IT-Bebauungsplan liefert hier die Grundlage für ein gemeinsames Verständnis zwischen Fachabteilung und IT-Abteilung über die Ist- und Soll-Architektur. Er setzt die Geschäftsprozesse, Organisationseinheiten und IT-Systeme in Bezug und bietet einen detaillierten Überblick über Schnittstellen, Informationsflüsse und die technischen Gegebenheiten. Der Soll-Bebauungsplan stellt im Vergleich zum Ist-Bebauungsplan das Zielbild der IT-Architektur dar und bietet somit die strategische Grundlage für eine permanente Digitalisierung des Unternehmens.

Abbildung: Beispielhafte Darstellung eines Ist-IT-Bebauungsplans und Soll-IT-Bebauungsplan.

Ausgehend vom Zielbild werden im Anschluss Zwischenstufen und ein operationalisierbarer Umsetzungsplan erstellt, der die Transformation vom Ist zum Soll vorgibt. In der Regel werden die dazu notwendigen Veränderungsmaßnahmen in einzelnen Projekten umgesetzt. Die Bebauungsplanung schafft somit eine verbindliche Konzeptionssprache für alle Fachbereiche und Abteilungen in Bezug auf die IT- und Organisationsleistungen.

Möchten Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren und Ihr Unternehmen digitalisieren, starten Sie jetzt mit der Erstellung Ihres IT-Bebauungsplans, um strategisch die richtigen Entscheidungen zu treffen. Die beiden Förderprogramme des Ministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz "go-digital" und "digital-jetzt" unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihres mittelständischen Unternehmens. Fehlt es Ihnen an Kapazitäten oder benötigen Sie Hilfe bei der Konzipierung, kontaktieren Sie uns gerne und wir helfen Ihnen bei der Erstellung des individuell auf Sie zugeschnittenen IT-Bebauungsplans.