Digitale Transformation: Warum IT-Einführungsprojekte eigentlich Reorganisationsprojekte sind (Teil 2 von 3)

Nach Teil 1 der Beitragsreihe wissen Sie nun, wie Sie IT-Einführungsprojekte richtig angehen, um Veränderungen nicht nur erfolgreich herbeizuführen, sondern dauerhaft in Ihrer Organisation zu verankern. In Teil 2 der Beitragsreihe zeigen wir Ihnen exemplarisch an der Einführung eines Campus Management Systems (CMS) an Hochschulen, wie der Spagat aus IT-Einführungsprojekt und Reorganisationsprojekt gelingt.

Sie sind individuell – gehen Sie auch so vor!

Stellen Sie sich vor, Sie sind Projektleiter eines CMS-Einführungsprojekts an Ihrer Hochschule. Mit dem neuen IT-System sollen sämtliche Geschäfts- und Verwaltungsprozesse im Bereich Studium und Lehre abgewickelt werden. Wäre es aus Ihrer Sicht klug, das Vorgehen der Nachbarhochschule eins zu eins zu übernehmen? Wahrscheinlich nicht. Dies wäre wohl auch gar nicht möglich. Denn Ihre Hochschule verfügt über individuelle Eigenschaften und Prozesse, die nicht mit denen anderer Hochschulen vergleichbar sind. Sie sollten daher auch so vorgehen. Aber wie machen Sie das? Passen Sie Ihre Prozesse an die neue Software an oder wäre es besser, das neue IT-System entsprechend der bestehenden Prozesse zu konfigurieren?

Weder noch! Das CMS dient der Unterstützung der Mitarbeiter bei der Bearbeitung Ihrer Aufgaben und der Abwicklung der Prozesse. Daraus resultiert eine Interdependenz zwischen der organisationalen (sprich ablauforganisatorischen) und informationstechnischen Ebene. Daher sind Einführungsprojekte von IT-Anwendungssystemen immer als integrierte Reorganisations- und IT-Projekte (hier geht es zum Fachbeitrag) zu verstehen (vgl. Abbildung 1).

Abbildung 1: Schema eines integrierten Reorganisations- und IT-Projekts.

6 Schritte für die erfolgreiche CMS-Einführung

Als erstes müssen Sie wissen, wie Ihre Organisation aufgebaut ist. Analysieren Sie die Ist-Situation, um so Optimierungspotenziale in Ihren Prozessen zu identifizieren.
Hierauf aufbauend können Sie dann die zukünftigen Soll-Prozesse konzipieren. Dieser Schritt sollte nicht zu kurz kommen, da die neue Soll-Organisation die spätere Systemauswahl erheblich beeinflusst. Versteifen Sie sich dabei jedoch nicht auf Einzelheiten weniger relevanter Prozesse, sondern beherzigen Sie die Faustformel „Je wichtiger ein Prozess, desto detaillierter sollte er dokumentiert sein“.
Wenn Sie anschließend Ihre Anforderungen an das neue Campus Management System definieren, bedenken Sie bitte, dass auch diese ihre Grenzen haben. Stellen Sie daher nur realistische Anforderungen an das System. Marktübliche Systeme decken zwar einen Großteil der Anforderungen ab – um Systemanpassungen an Ihre spezifischen Strukturen und Anforderungen werden Sie dennoch nicht herum kommen. Schließlich sollten möglichst alle Anforderungen aller Organisationseinheiten abgebildet werden.

Prozesse schön und gut – ohne Veränderung keine Verbesserung

Doch schicke neue/optimierte Prozesse und gezielte Systemanforderungen bringen Ihnen wenig, wenn Sie nicht parallel dazu die Veränderung innerhalb der Organisation kontinuierlich vorantreiben. Nur so gelangen Sie zu Ihrer Soll-Organisation und bekommen Ihre Probleme auch tatsächlich in den Griff! Wie vieles im Leben steht und fällt auch die Einführung eines CMS mit den Menschen, die von der Einführung und den Veränderungen betroffen sind. Stellen Sie daher bereits ab der Planungsphase sicher, dass Sie alle relevanten Stakeholder beachtet und entsprechend ihrer Betroffenheit und Einflussstärke auch in den Veränderungsprozess eingebunden haben. Sorgen Sie dafür, dass die Kommunikation mit den Akteuren angemessen ist und ein klares Rollenverständnis existiert. Zeigen Sie den Beteiligten die Notwendigkeit der Veränderung auf, beseitigen Sie deren Ängste und schaffen Sie Akzeptanz für das Vorhaben, indem Sie die Vorteile der Veränderung darlegen. Der gesamte Prozess sollte zudem durch professionelles Projektmanagement koordiniert und gesteuert werden.

Die Systemeinführung – Big Bang oder Parallelbetrieb?

5. Die Soll-Organisation ist entworfen, die Anforderungen formuliert. Jetzt heißt es: Anbieter auswählen, System „customizen“ und in die bestehende IT-Landschaft integrieren. Aber das ist leichter gesagt als getan. Sie müssen festlegen, ob Sie einen „Big Bang“ durchführen und das Altsystem ab und das neue System aktiv schalten oder ob es sinnvoller wäre, einzelne Systemkomponenten nacheinander freizuschalten. Egal, für welche Variante Sie sich entscheiden – die Systemeinführung ist immer ein kritischer Meilenstein des Projekts, bei dem vieles schief gehen kann. Daher sollten Sie die Einführung genau planen und etwaige Risiken und Probleme mitbedenken.

6. Parallel zur Einführung müssen ferner die Ziel-Prozesse ausgestaltet und mitsamt der neuen Aufbau- und Ablauforganisation in den Regelbetrieb überführt werden. Wie das funktionieren soll, steht idealerweise in einem Umsetzungskonzept, das die Vorgehensweise bei der Einführung detailliert dokumentiert.

Das neue CMS ist nun eingeführt und das Projekt abgeschlossen. Doch der Projektabschluss bedeutet nicht, dass keine weitere Arbeit im Kontext CMS erforderlich ist.

Ausblick: Was nach Projektende auf Sie zukommt, welche Herausforderungen CMS-Einführungsprojekte im gesamten Projektverlauf mit sich bringen und welche Faktoren eine CMS-Einführung positiv beeinflussen, erfahren Sie in der kommenden Woche (Teil 3 von 3 ).